シンプルライフ

コミュニケーションにかかるコストを真剣に削減しよう!

シンプルライフを目指すなら、また、生産性の高い働き方を目指すなら、コミュニケーションにかかるコストを真剣に削減すべきです。

もちろん、全く無駄がないのがいいわけではなく、許容範囲の「無駄」も時には良いものとは思いますが、知らず知らずのうちに私たちの時間や、意欲さえも奪ってしまう「コミュニケーションにかかるコスト」を意識的に削減する必要があるのではないでしょうか。

それぐらい、無意識のうちにかけられているコストだからです

時は金なり

言い古されていて、いまさら、という気もしますが、「時は金なり」とは真実中の真実なのです。

意思疎通をする時に要する時間が必要以上に長いと、それだけ、損失を出している、ということになるのです。

また、なかなか意思疎通できない時間に心が乱されたり、それによって意欲がそがれてしまったりすれば、それはさらに損失です。

なかなか金銭という数値に置き換えることが難しいことではありますが、もっとこのコミュニケーションにかかるコストに敏感になったほうが、クオリティオブライフは向上するものと思われます。

コミュニケーション高コスト例と対処法

プライベート編

プライベートにおいては、なるべくコミュニケーションコストがかかる人とは距離をとる、ということで、多くのトラブルを回避し、満足度の高い生活を送ることができるのではないかと考えています。

話の通じない知人

話が噛み合わない人と対話すること・・・
それは、人生の満足度を下げる大きな原因になり得る、と言ったら驚きますか?

でも、実際そうなのです。

これは、私が実際に経験した、とある飲み会での話です。

たまたま「食後の贅沢、四つの“C”」という話になりました。これは誰が言い出したのか出所はよくわかっていないのですが、フランス料理の後に愉しむべき「4つのC」というのがあって、それは・・・

  • Cafe(コーヒー)
  • Cognac(コニャック)
  • Cigare(シガー)
  • Chocolat(ショコラ)

なのです。

同席者の一人が、「4つのCとは、何を指すの?」と聞いてきたので、私は、上記4つを答えました。

Tomoko
ちなみに個人的にはCheese(チーズ)も入るのかな?と思っていましたが、Cheeseは英語であって、フランス語でチーズはFromage(フロマージュ)というので、4Cには入らないのですね。

私が、上記4つのCを答えるやいなや、同席者のAさんという女性が、「あと一つは?」と聞いてきたのです。

「あれ?Aさんは何か一つ聞き漏らしたのかな?」と思い、再度、ゆっくり上記4つのCを述べました。

しかし、Aさんは、やっぱり「あと一つは?」と言うのです。Aさんの同じ質問はこれで2度目です。

「私の伝え方がわかりにくいのかな?」と思い、今度は、ゆっくり話すと同時に、指を折って説明しました。

「ひとつめがカフェ、つまりコーヒー、ふたつめがコニャック、みっつめがシガー、そしてよっつめがショコラ、チョコレートよ。」と、4つの指を折って説明しました。

さすがにこれで伝わっただろう、と思ったら、Aさんは「あと一つは?」と言うのです。Aさんが同じ質問をするのはこれで3回目です。

ホラー映画並みに鳥肌が立ちました。

この様子に、他の同席者は手をたたいて大笑いしていましたが、私はイライラしてしまって笑うどころじゃありません。少し苛立った声で「Aさん、逆にあなたが聞き取った3つのCは何なのよ?」とまくし立ててしまったのですが、Aさんは3つのCを答えられません。

こんな些細なことですが、私の気分はダダ下がりです。本来気分良く過ごすはずの時間をイライラして過ごすことになったのですから、損失と言えます。

つまり、Aさんは私にとってはコミュニケーションコストが高い人と言えるのです。

それ以来、なるべくAさんとの接点を減らすようにしました。なぜならば、それ以前も、些細なコミュニケーションにおける行き違いがAさんとは多かったことを思い出したからです。

例えば、話している間に「え?」と聞き返される頻度が高いとか、待ち合わせ場所を間違えるとか、ランチをしようと言うのでレストランに入ったのに、着席してから「やっぱりお腹が空いていない」と飲み物だけをオーダー、すると店員は明らかに不満な顔で「え?料理の注文なしですか?」と言うので、申し訳なく思った私がサイドメニューをオーダーして、胃がパンパンに膨れてしまうなど、こまかなトラブルは多かったのです。

仕事で義務があるわけでもないのに、無理に付き合う相手ではないな、と判断しました。

休日を台無しにするセールスパーソン

土日や祝日といった休みの日に、突然電話をしてきてセールスをする、そんなやり方をしている会社は、もう駄目だろう、と思うのですが、未だにこのやり方をしている会社があるので呆れます。

これまで、インターネットプロバイダと生保、この2つのサービスを解約しました。

理由は、「かけてこないで」とお願いしたにもかかわらず、なんどもセールスの電話をかけてきたからです。

インターネットプロバイダは、現在契約しているよりももっとよいプランへの乗り換え、生保も、同じく別のプランへの乗り換えの案内を電話でしてきました。

しかも、未だ若手の従業員に電話をさせているらしく、話も要領を得ません。

話始めの30秒ぐらいで既にイライラして、「要するに、私がどのように得をするの?」と聞くと、相手は黙ってしまいました。そういうわけなので、「今のサービスに不満は無いから、土日に電話してこないで。」とお願いしたのです。

・・・それなのに、おそらくオペレータ間で情報の引継ぎがされていないのでしょうね、インターネットプロバイダも生保も、次の土日にまた電話をかけてきたのです。

ありえない!

そうなれば解決方法はただ一つ、インターネットプロバイダは他の会社に乗り換え、生保は解約です。気の短い私は、即座に実行に移しました。

お金を支払っている顧客の時間を平気で奪うようなことをする会社のサービスは、もう受ける気にもなりません。

仕事編

コミュニケーションコストがやたらとかかる相手と仕事をするのは、相当ストレスが溜まりますよね。

もし、メンバーのアサイン権限があったり、一緒に組む人を選べる立場にあるなら、当然コミュニケーションコストが低い相手を選んで付き合えばよいでしょう。

しかし、そうはいかない場合も多いので、そこは早めに相手の見極めをして、「複雑な事案を共有せず、単純なやり取りのみで済むような関係性を構築する」等の工夫が必要となります。

ただ、経験上、コミュニケーションコストがかかりすぎる!という相手は、他の人も同じような判断をしているものなので、早かれ遅かれ「退場」になることも多く、延々と苦悩が続く、ということは無いように思います。

仕組み・やり方の問題

仕組みややり方がイケてないために、やたらとコミュニケーションコストがかかってしまい非効率なのが、アジェンダのない会議やタスク管理表のない進捗会議です。

まさか、そんなやり方をしている人がいるのか?!と思っていましたが、案外いるんですよ。

私は、15分程度の軽い打ち合わせであっても、メモ書き程度でもいいので以下の内容を含んだアジェンダを作るべきだと思っています。

そうじゃないと、同席した人が迷子になってしまうからです。

  • 会議の目的・ゴール
  • 議題

また、プロジェクトやチームの進捗定例に、タスク管理表や進捗管理表が無い、というのもびっくりしてしまいます。管理表があれば、それをみんなで見ながら、指差しで「ココの話をしていますよ」と一発で伝えられるものを、全部口頭でやろうとするとか、しゃべりのプロじゃなければ無理ですって!

こうした仕組みに関することは、自分に権限があれば、サクッとやり方を変えるよう指示して終わり!ですね。

個人の資質の問題

個人の資質による問題としては、そもそもロジカルシンキングが苦手とか、わからないことを素直にわからないと言えないためわかったふりして場を繋いで最終的に支離滅裂になってしまうとか、あるいは最新のITツールを使いこなせなくて「会議は対面じゃないと」とか、「チャットツールじゃなくて電話くれ」とか言ってしまうケースがあります。

ロジカルシンキングが苦手

完璧なロジックは求めていませんが、ビジネスパーソンなら、ある程度ロジカルに考え話すことが必要です。しかし、特に日本はハイコンテキスト文化であることも影響しているのでしょう、曖昧なぼやっとした話し方をしておきながら、他者から突っ込まれると、「え?!」と驚く人がいます。

例えば、「IDの管理の件です」といきなり言われたので、「え?!何のID?」と聞くと、逆に「え?!」とびっくりされるとか、ですね。ひとことでIDと言っても、従業員が業務で利用するWindowsのIDなのか、業務システムのそれぞれのログインIDなのか、はたまたサーバーのIDなのか、どこを指しているかわからないと話がスタートできません。

また、「これについてのご意見をください」というオープンクエスチョンを投げたのに、「それについては後者が良いと思います!」とかいう返答をされると、ドッと疲れますよね。

「いや、2択の質問してないのに後者って何よ?!」と思うのですが、突っ込むのも疲れます。

わかったふり症候群

本当はわかっていないのにわかったふりをするのは、個人的な感覚的な統計によると(それは統計とは言わないか!)、これは男性に多い傾向があるような気がします。

通じているのね、と安心して喋っていると、なんか様子がおかしい・・・・

よくよく突っ込んでみると、前提条件を理解していなかったとか、そういうオチはよくあります。

ここまで会話を引っ張ってみんなの時間を無駄にする前に、「スミマセン、そこがわからないんです」とヒトコト言ってくれればよいものを、しったかぶりをしてしまうんですね。

ITオンチ

特にリモートワークになってから顕著になったのが、このITツールを使いこなせない人の問題でした。

チャットツールでいくら呼び掛けても返答は無し。

電話をしてみると「チャットツールは受信しても気づかないからメールか電話にして」と飄々と言われたりするとガッカリしますよね。

「そもそもチャットツールで受信に気づかないって、設定を正しくしていないからだろうがぁ!」と指摘するのですが、「たくさんのツールがあると疲れるからメールか電話にして」の一点張り。

とても困ります。

ただ、こういう人も、いずれはだまっていても淘汰されてしまうでしょう。

コミュニケーションコスト削減が重要な理由

これまでの長時間労働で帳尻を合わせる、といったやり方はもはや通用しなくなりますので、短い時間でより多くのアウトプットが求められるでしょう。

そういうときに一番足かせになってしまうのは、そう、コミュニケーションコストなのです。

また、個人の快適な生活を考えるうえでも、不快なコミュニケーションを排除してシンプルに生きる、というのはとても重要なことです。

こんな些細な不快を排除し続けることで、人生の満足度、幸福度が上がるのですから、こういうことにも敏感になっておく必要があるのです。

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